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Le Disposizioni per la gestione del flusso documentale (DGR 3648/2003 - ALL.B)
Le Disposizioni organizzano la gestione dei documenti nelle Strutture Regionali dal momento della loro produzione, acquisizione e registrazione a protocollo, fino alla loro fascicolazione ed archiviazione.
Con tale atto vengono, infatti, definiti:
- le collocazione funzionali degli attori del sistema
- Servizio P.A.G. (Protocollo Archivio Generale)
- Referenti U.O.C.(Unità Organizzative di Coordinamento)
- Addetti U.O.U.(Unità Operative Utenti)
- i rapporti tra le figure di responsabilità previste
- la distribuzione delle competenze relativamente al coordinamento e la gestione dei flussi documentali.
L'Indice delle Disposizioni
- Principi generali;
- Strutture organizzative e loro ruoli;
- Produzione dei documenti;
- Fasi di protocollazione;
- Registrazione e trattamento dei documenti;
- Classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti;
- Accesso ai dati e ai documenti;
- Funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti;
- Norme finali e transitorie.
Viene demandata a successive determinazioni del Servizio PAG, la definizione di:
- piani di classificazione e selezione dei documenti e di formazione e gestione dei fascicoli;
- modalità tecnico-operative per l'espletamento delle procedure di registrazione, assegnazione, smistamento e archiviazione dei documenti;
- modalità tecnico-operative per il trattamento dei documenti informatici e l'archiviazione e conservazione digitale;
- modalità di trattamento di particolari tipi di documenti.
Responsabilità e ruoli Servizio Protocollo ed Archivio Generale (Servizio PAG)
Relativamente al sistema di protocollo:
- Attribuisce le autorizzazioni all'accesso al sistema distinte tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento/modifica;
- Garantisce il buon funzionamento del sistema (registro di emergenza, salvataggio dati, annullamento registrazioni).
Relativamente alla gestione dei flussi documentali:
- E' responsabile della tenuta e corretta gestione dell'Archivio Generale;
- Garantisce la consultabilità degli atti depositati alle Strutture Regionali interne e ai soggetti esterni che ne facciano richiesta ai sensi L. 241/1990 o per motivi di studio D.Lgs. 42/2004;
- Cura i rapporti con gli organi dello Stato preposti alla vigilanza in materia di gestione e conservazione degli archivi.
I referenti presso le Unità Organizzative di Coordinamento (UOC):
- Esercitano compiti di coordinamento e di vigilanza unitamente al Servizio P.A.G. e all'interno della UOC stessa;
- Comunicano al Servizio P.A.G. i soggetti abilitati all'accesso al sistema di gestione informatica dei documenti;
- Propongono eventuali correttivi tecnici per una maggior integrazione tra sistema di gestione informatica dei documenti e attività specifica delle Strutture;
- Vigilano sulla corretta formazione dei fascicoli e propongono le procedure di versamento/scarto;
- Garantiscono la correttezza delle procedure di accesso agli atti.
Le Unità Operative Utenti (UOU):
- Effettuano le registrazioni a protocollo;
- Creano e gestiscono i fascicoli nell'archivio corrente della Struttura;
- Ricercano dati, accedono alla visione dei documenti archiviati.
Visualizza le Disposizioni per la gestione del flusso documentale [file pdf - 454 Kb]
Data ultimo aggiornamento: 14 gennaio 2014